Wszystkie akta przechowywane w komórce organizacyjnej po ich załatwieniu przekazuje się do archiwum zakładowego.
Akta spraw ostatecznie załatwionych które są nadal potrzebne po dokonaniu formalności i zarejestrowaniu ich w ewidencji archiwum zakładowego przenosi się do komórki organizacyjnej w celu załatwienia spraw /np. sporządzenie duplikatu świadectwa, wystawienie zaświadczenia o zarobkach Rp-7, itp./
Rejestry zamieszczone od pkt. 1 do 7 udostępnione są osobom, których one dotyczą lub ich przedstawicielom ustawowym.
Osobom trzecim informacje nie są udostępniane ze względu na ochronę danych osobowych.
Natomiast rejestry od nr 8 - 9 nie są objęte ochroną danych osobowych